En quoi consiste l’archivage électronique

Le stockage des données et des documents numériques est nécessaire pour y avoir accès à tout moment. Il s’agit d’un archivage à long terme qui se fait de façon électronique, nécessitant l’acquisition des équipements appropriés. Cependant, ce coût d’investissement reste relativement élevé puisqu’il faut opter pour des supports de qualité. Ils doivent disposer d’une longue durée de vie tout en bénéficiant des avantages des avancées technologiques.

Le processus d’archivage des données électroniques

Pour stocker les fichiers et les documents numériques, il faut procéder à l’archivage électronique. Ce processus commence déjà au niveau de la création des différentes données. Cela facilite leur exploitation et leur consultation au fil des années. Il s’agit d’une tâche nécessitant différents domaines de compétence. Il faut avoir une gestion électronique pour l’indexation, la classification, la sémantique ainsi que la recherche multicritère. Il est également très important d’adopter le bon système de sécurité. Cela rend plus simples la veille réglementaire, la journalisation, la preuve et l’interopérabilité. Il faut aussi choisir les matériels et les logiciels adoptés pour cette opération. La longue durée de vie et la facilité d’utilisation doivent figurer dans la liste des principaux facteurs d’achat. De cette manière, l’authenticité des documents est justifiée par l’empreinte électronique, la traçabilité des accès et la signature électronique. Effectivement, un fichier stocké est un document contenu figé.
Les différents types de support d’archivage
Archiver les données de façons électroniques se fait sur des supports adéquats tels que le disque dur ou le serveur de réseau. Il y a également les appareils de quatrième génération comme les cartes mémoire et les clés USB. Ce sont des supports d’archivage temporaire qui facilitent le transport et le transfert des documents. Selon les besoins de l’utilisateur, il est possible d’opter pour une sauvegarde en ligne, en panachage, en léger différé ou en différé. Quoi qu’il en soit, l’évolution des systèmes utilisée garantit sa compatibilité avec les versions antérieures.

La durée de sauvegarde des données

La période d’archivage dépend de la valeur des données stockées. Dans certains cas, elles sont transférées sur des supports plus performants s’ils ne sont pas détruits. Il est d’ailleurs préférable d’en faire plusieurs copies pour être certain de toujours les avoir à portée de main. Le format du fichier entre également en considération. Il faut s’assurer qu’il est toujours lisible au fil des années, quel que soit le progrès technologique. C’est le cas des données stockées sous forme de texte brut.